Resort cyfryzacji pracuje nad systemem elektronicznego zarządzania dokumentami, który ma być bezpłatnie udostępniony wszystkim urzędom, na co małe gminy czekają od lat. Tymczasem ich mieszkańcy wciąż wolą załatwiać sprawy w urzędzie osobiście. Elektronicznie wpływają głównie wnioski o dowód osobisty i informację publiczną.

Ministerstwo Cyfryzacji realizuje projekt, którego celem jest wytworzenie nowoczesnego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Tymczasem, jak zauważa w interpelacji poseł Paweł Pudłowski, resort przerwał tworzenie systemu eDOK 4.0, który był już prawie gotowy, i rozpoczął prace nad EZD RP, który będzie udostępniany całej administracji publicznej.

Według ministra cyfryzacji Marka Zagórskiego, centralnie finansowany rozwój systemu, jego ujednolicenie i bezpłatne udostępnianie tysiącom podmiotów publicznych, wprowadzą oszczędności dla budżetu i znaczące usprawnienie funkcjonowania państwa.

Sprawdź: Czy realizacja obowiązku transmitowania i utrwalania obrazu i dźwięku z obrad sesji rady gminy za pomocą urządzeń rejestrujących pozwala na rezygnację ze sporządzania protokołów? >

Na system czekają głównie małe samorządy

EZD RP ma być usługą chmurową, oczekiwaną według ministra przez małe podmioty, głównie samorządowe, których nie stać na utrzymanie kosztownej infrastruktury oraz specjalistów z dziedziny informatyki. – Budowa wielu tysięcy serwerowni przez takie podmioty i zapewnienie im profesjonalnego wsparcia ekspertów, jest nie tylko nieefektywna, ale często niemożliwa – pisze Marek Zagórski w odpowiedzi na interpelację.

Według niego system musi być jednocześnie tak zbudowany, żeby mógł być stosowany zarówno w urzędach niewielkich, kilkudziesięcioosobowych i w instytucjach bardzo rozbudowanych. Powinien być niezależny od już posiadanej i eksploatowanej przez administrację infrastruktury, by uniknąć olbrzymich kosztów jej ujednolicenia.

Sprawdź: Czy we wzorze wniosku o ustalenie numeru porządkowego, przewiduje się obowiązek podania numeru telefonu oraz adresu e-mail wnioskodawcy? >

Jak odpowiada posłowi minister, resort uznał, że żaden z dostępnych systemów nie jest przystosowany do masowych wdrożeń – nawet tak upowszechniony, jak system Wojewody Podlaskiego EZD PUW , eksploatowany w niemal 400 urzędach, w większości administracji centralnej, przez około 70 tys. urzędników.

 

Dość późno na nowe rozwiązania

Paweł Zięba, kierownik Referatu Organizacyjnego w Urzędzie Gminy Brody powiedział nam, że pozytywnie ocenia plany udostępnienia darmowego systemu do obiegu dokumentów w urzędzie. Jego zdaniem taki system powinien jednak być udostępniony gminom już kilka lat temu. – Nie wyobrażam sobie, żeby w dzisiejszych czasach nawet mała gmina funkcjonowała bez serwera i informatyka – mówi. Jak dodaje, przyzwyczaić się do informatyzacji muszą wszyscy, a decyzje o całkowitym przejściu na pełen obieg elektroniczny jest po stronie kierownictwa jednostki.

W małych gminach wciąż osobista wizyta w urzędzie?

Wśród mieszkańców małych gmin nadal jest przekonanie, że najlepiej i najszybciej załatwić sprawę w urzędzie osobiście, bo jest bezpośredni kontakt z urzędnikiem i nie ma ryzyka, że dokumenty zaginą, czy rozwiązanie problemu będzie się przedłużało. Coraz częściej jednak, zwłaszcza młodsze pokolenie przekonuje się do kontaktu z urzędem przez internet.

Według Pawła Zięby drogą elektroniczną wpływają przede wszystkim wnioski o dowód osobisty, wnioski o dopisanie się do spisu wyborców przed wyborami oraz wnioski o informację publiczną. ePUAP jest najczęściej wykorzystywany do korespondencji między urzędami – to one przesyłają między sobą dokumenty, żeby przyspieszyć ich obieg.

Czytaj też: Odpis aktu stanu cywilnego do pobrania przez internet>>

Elektroniczny obieg dokumentów wewnątrz urzędu

Wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie, gmina ustala, czy ma być on całkowity czy częściowy. Wyznacznikiem jest tu udział korespondencji papierowej w ogóle dokumentów, które wychodzą lub przychodzą do urzędu. W wielu gminach wprowadzono na razie obieg dokumentów, który ma pomóc w obsłudze wpływającej korespondencji. Polega to zazwyczaj na tym, że do urzędu wpływa dokument w postaci papierowej, który jest rejestrowany, a jednocześnie podlega ewidencji elektronicznej i elektronicznie jest kierowany do odpowiedniego referatu w urzędzie. Wersja papierowa dokumentu odgrywa jednak rolę kluczową, cyfrowa jest tylko pomocnicza. Pełną wersję obiegu elektronicznego mają urzędy wojewódzkie, marszałkowskie, gdzie bardzo dużo spraw załatwianych jest elektronicznie.

Przeczytaj: Zasady przetwarzania informacji niejawnych w jednostkach samorządu terytorialnego >

Pełny obieg w małych gminach?czytaj więcej

Źródło: www.prawo.pl

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę umieścić swój komentarz
Proszę umieścić swoje imię